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Performance e produtividade: ferramentas de Gestão de Tempo



A produtividade é um dos temas mais recorrentes na rotina de profissionais e empresas. E não poderia ser diferente, já que esta define a agilidade de um negócio, capacidade de produção, eficiência de processos e pode também demonstrar o valor de um serviço no mercado.


No geral, a produtividade está conectada a um equilíbrio de dois indicadores: a quantidade/qualidade de trabalho feita e os recursos gastos para realizar esse trabalho. Dentre os recursos gastos, o mais valioso deles é, sem dúvidas, o tempo.


O conceito de gestão de tempo se relaciona com a organização das tarefas e definição de prioridades. Confira abaixo três métodos que auxiliam neste planejamento:



1. O método Eisenhower


A matriz de Eisenhower organiza tarefas em categorias e auxilia na priorização de trabalho e gerenciamento de tempo. O método envolve quatro quadrantes, sendo cada um mais prioritário que o outro:


  • Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente);

  • Importante, mas não urgente (tarefas que devem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo, então agende uma data para fazer);

  • Urgente, mas não importante (delegue as tarefas inseridas aqui para alguém de confiança da equipe);

  • Não urgente, não importante (reflita se o que está nesta lista te auxilia a chegar a um objetivo ou meta, momento para avaliar o que manter e o que eliminar da rotina).


O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.


Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.


 

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2. Ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act)


Foi criado por Walter A. Shewart com o intuito de recuperar a competitividade da indústria japonesa. O método se divide em: planejar, executar, revisar e agir; ilustrado na imagem a seguir:



Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que este tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida.


Dessa forma, os objetivos poderão não somente sair do papel, mas também seu processo de execução poderá ser monitorado para que não se perca no caminho. A utilização do ciclo no ambiente organizacional é um caminho possível para melhorar os resultados e alavancar o desempenho.



3. Método Pomodoro


Elaborado no fim da década de 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, o método se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como “pomodoros”.



Pode ser dividido em 7 fases:


  1. Faça uma lista com as tarefas que estão pendentes;

  2. Programe um cronômetro para 25 minutos (vale usar o despertador do celular);

  3. Escolha uma das tarefas e trabalhe nela sem interrupções;

  4. Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos (a sugestão mais indicada é que você se levante e faça algum exercício, como caminhada ou alongamento, mas vale qualquer outra coisa que ajude a relaxar).

  5. Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la;

  6. Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” de 25 minutos;

  7. A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho.

Como sugestão, comece fazendo uma lista diária (isso ajuda a estabelecer o seu foco) e anote quantos “pomodoros” usou ao lado de cada tarefa da sua lista. A ideia é que, com o passar do tempo, você descubra quantos “pomodoros” você precisa para fazer suas atividades (isso vai ajudar a estimar prazos), mas claro, encontre a melhor maneira de adaptar a técnica a sua necessidade.


A produtividade, então, está muito mais relacionada com o planejamento do que a própria execução das atividades.


Ser produtivo é saber organizar as responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Quando você muda o foco do seu trabalho para essa nova visão, fica mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorar seu trabalho tanto na rotina pessoal quanto na carreira.


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